Tentang BAAK

Latar Belakang

Dalam pengelolaan perguruan tinggi terdapat 3 (tiga) unsur utama yaitu: (1) Pendidik, merupakan tenaga profesional yang bertugas merencanakan dan melaksanakan proses pembelajaran, menilai hasil pembelajaran, melakukan pembimbingan dan pelatihan, serta melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. (2) Tenaga Kependidikan bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan. (3) Peserta Didik perguruan tinggi adalah mahasiswa.

Peran Tenaga Kependidikan

Peran tenaga kependidikan untuk menciptakan suasana pendidikan yang bermakna, menyenangkan, kreatif, dinamis dan dialogis dalam rangka membantu meningkatkan mutu pendidikan. Berkaitan dengan tenaga kependidikan yang mengelola layanan pendidikan dalam hal teknis administrasi akademik ditangani oleh Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK).

BAAK dalam struktur organisasi STMIK Balikpapan merupakan Unsur Pelaksana Administratif yang membantu Ketua di bidang administrasi akademik kemahasiswaan. BAAK berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua, dan pembinaannya dilakukan oleh Pembantu Ketua I Bidang Akademik serta Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan dan Alumni.

BAAK dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat, bertanggung jawab, dan diberhentikan oleh Ketua setelah mendapat pertimbangan senat sekolah tinggi.

Tugas Kepala BAAK meliputi:

  1. Mengelola kegiatan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan agar terwujud fungsi-fungsinya.
  2. Mengelola Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan agar berbagai komponen di dalamnya terpadu sebagai sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan
  3. Menjalankan kerjasama dengan berbagai unit di lingkungan sekolah tinggi sehingga terwujud fungsi-fungsi dari Bagian Administrasi Akademik dan Bagian Kemahasiswaan.
  4. Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasi­kan dan mengawasi kelancaran pekerjaan Bagian Akademik dan Bagian Kemahasiswaan.
  5. Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan memper­tanggungjawabkan perwujudannya kepada Pembantu Ketua I.
  6. Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan Sekolah Tinggi yang ditempatkan di Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.

Tenaga Administrasi Akademik merupakan tenaga kependidikan yang berdiri paling depan dalam pelayanan kepada mahasiswa dan dosen serta masyarakat lainnya. Tenaga Administrasi Akademik adalah pegawai yang melaksanakan tugas pokok menjalankan layanan administrasi akademik yang meliputi:

  1. penyediaan sarana,
  2. penyediaan pedoman dan prosedur layanan,
  3. registrasi dan herregistrasi,
  4. layanan Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa,
  5. layanan perkuliahan,
  6. evaluasi perkuliahan,
  7. serta layanan administrasi akademik lainnya yang menjadi bagian dari layanan administrasi akademik unit kerjanya, termasuk dari program studi.

Dengan demikian, Tenaga Administrasi Akademik diharapkan mampu melayani dengan prima sesuai dengan aturan dan juga kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholder).

Keterangan

Penjelasan tugas pokok layanan administrasi akademik oleh tenaga kependidikan:

1. Penyediaan Sarana
Sarana dan prasarana dikelola oleh unit organisasi SarPras. Dalam hal ini menyediakan fasilitas yang dibutuhkan untuk kegiatan akademik, seperti kebutuhan ruang kelas perkuliahan, meja dan kursi, proyektor manual, LCD, perangkat komputer dan labaratorium, dan sebagainya. Tenaga kependidikan atau pegawai yang bertugas disini ada di beberapa unit organisasi seperti Sarpras, Program Studi, Laboratorium Komputer, dan sebagainya.

2. Penyediaan Pedoman dan Prosedur Layanan
Setiap mahasiswa baru biasanya akan mendapat buku Pedoman Akademik, yang di dalamnya juga terdapat prosedur/mekanisme layanan. Selain itu, beberapa prosedur layanan tidak tercantum dalam buku pedoman, tetapi diterbitkan oleh Program Studi (seperti prosedur tugas akhir, skripsi, wisuda, dsb), oleh Lembaga Penelitian dan Pengembangan Masyarakat (LPPM) (seperti prosedur penelitian bagi dosen dan mahasiswa, PKL/Kerja Praktek bagi mahasiswa), dsb. Prosedur-prosedur yang tidak tercantum di buku pedoman biasanya tercantum dalam papan pengumuman kantor program studi, kantor lembaga, online, atau lainnya.

3. Registrasi dan Herregistrasi
Registrasi (Pendaftaran) mahasiswa baru dikelola oleh panitia penerimaan mahasiswa baru, termasuk mahasiswa pindahan atau alih jenjang dari diploma ke jenjang sarjana. Registrasi dikelola oleh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) bersama Bagian Umum. Sedang Herregistrasi (Daftar Ulang) dilakukan setiap awal semester baru, yang dikelola oleh Bagian Administrasi Keuangan (BAK) untuk mengelola pembayaran daftar ulang dan SPP.

4. Layanan Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa
Layanan ini dikelola BAAK dan Pusat Sistem Informasi (PSI), yang di dalamnya juga terdapat tenaga/pegawai administrasi akademik. Selain itu, layanan ini melibatkan Bagian Administrasi Keuangan (BAK) yang sebelumnya memproses pembayaran daftar ulang dan SPP, Program Studi yang menyediakan kurikulum-silabus-dosen, serta Dosen Penasehat Akademik yang memberikan bimbingan pada mahasiswa dalam memilih matakuliah. Mereka saling bekerjasama dalam Sistem Informasi Akademik Mahasiswa Online (SIAMON).

Prosedur layanan KRS bagi mahasiswa digambarkan sebagai berikut:

  1. Mahasiswa membayar SPP di Bank BTN (minimal 50% dari total pembayaran SPP dan her registrasi)
  2. Menyerahkan langsung slip pembayaran ke bagian keuangan Kampus B (ibu Harmawaty, SE) untuk mengaktivasi Pengisian KRS. Maaf, untuk sementara tidak ada layanan penyerahan slip/bukti pembayaran via telpon, email atau media elektronik lainnya.
  3. Proses pengisian FRS online:
    1. Login ke SIAMON di http://siamon.stmikbpn.ac.id/
    2. Pilih menu “Perwalian / Isi FRS” dan pastikan status pembayaran anda sudah di-update oleh bagian keuangan. Jika sudah, lanjutkan ke langkah berikutnya.
    3. Isi FRS dengan memilih mata kuliah yang diinginkan.
    4. Jika anda ingin menambah mata kuliah, tuliskan pesan pada kotak yang tersedia yang akan dikirim ke dosen wali.
    5. Tunggu persetujuan dari dosen wali.
    6. Jika telah disetujui oleh dosen wali, cetak FRS melalui menu “KRS Semester Aktif”.

5. Layanan Perkuliahan
Selesai daftar ulang dan mengisi KRS, mahasiswa berhak mengikuti perkuliahan di kelas atau praktikum di laboratorium, yang dibuktikan dengan KRS dan tercantum dalam daftar presensi kuliah. Selain hak, mahasiswa wajib mematuhi peraturan-peraturan yang ada di dalamnya seperti berpakaian rapi dan sopan, mengikuti perkuliahan dengan baik, dan sebagainya. Biasanya, di awal tatap muka, dosen memberikan kontrak kuliah yang sama-sama disepakati dosen maupun mahasiswa untuk diikuti sampai semester berakhir.

6. Evaluasi Perkuliahan
Evaluasi perkuliahan dikelola oleh Program Studi bersama BAAK dan BAK, seperti evaluasi aktivitas perkuliahan, presensi mahasiswa dan dosen, syarat ujian akhir, Kartu Rencana Ujian (KRU), pelaksanaan ujian akhir, pengumpulan nilai akhir, hingga penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS).

7. Serta layanan administrasi akademik lainnya yang menjadi bagian dari layanan administrasi akademik unit kerjanya, termasuk dari program studi.

— Updated, 05/09/2012